Meetings: Cuándo asistir y cuándo decir "no".

Con la pandemia, las meetings se han multiplicado. Cosas que se podían hablar mientras hacías el café en la cocina de la oficina, ahora necesitan de un catchup de media hora. Pero... tenemos que ir a todas?


Meetings...las necesitamos?
Evitando lo evitable

A ver, primero que nada, un par de aclaraciones: No hablo solo de meetings virtuales, las cuales es cierto que aumentaron debido al trabajo remoto en estos últimos 2 años.

Por otro lado, como van a leer más adelante, no hablo de TODAS las meetings. Pero bueno, de eso se trata este post. De saber identificar cuáles reuniones sí y cuáles reuniones no.


Un poco de contexto: La semana laboral de 4 horas.

Hace no mucho me encontraba yo leyendo un libro muy popular entre los que buscan maneras más eficientes de trabajar y gestionar sus balances vida/trabajo. El libro en cuestión es La semana laboral de 4 horas. Me lo habían recomendado así que bueno, le entré con unos mates de por medio. Si bien había un par de cosas medio utópicas, voladas y sensacionalistas con el fin de vender el libraco supongo, sí es cierto que había puntos a considerar.


Uno de ellos era particularmente el de perder tiempo con mails y reuniones. Muchas veces mandamos un mail para obtener una respuesta que fácilmente hubiésemos conseguido con, pre-pandemia, un golpecito en el hombro y un "che, qué onda esto?". Ahora, eso puede ser un mensaje en Teams, Slack o lo que usemos para chatear.


Elegir el mejor canal para resolver lo que tenemos como dependencia con otra persona es un aspecto fundamental. El mail está bien para comunicar cosas que requieren un análisis y toma de decisión no instantáneo por parte de la persona a la que se lo mandamos.


Otras cosas, más simples, pueden ser resueltas como les decía arriba: "che, qué grupo necesito tener para acceder al sistema?".


Y las reuniones? Para qué las estamos usando?

Bueno, en Nueva Zelanda pasa algo medio particular con las reuniones. Son seres muy sociables los kiwis. Les encanta reunirse para hacer los cuestionarios de la tarde, para hablar de qué van a hacer el finde, qué hicieron el finde pasado, qué comieron... entienden la idea, no?

gif

Y uno que viene de Latinoamérica, donde estamos acostumbrados a trabajar por objetivos, sin pérdida de tiempo para empresas de Norteamérica, se siente un poquito mal de estar ahí, tomando una birra y hablando del partido de rugby del fin de semana...


A eso súmenle que uno cobra por hora cuando es consultor independiente como es mi caso, por lo que estar una hora respondiendo preguntas sobre Kim Kardashian o la reina de Inglaterra no suena a algo que sea ético facturar al cliente...


Por eso es que yo limito mi presencia a reuniones en las que necesitan algún input mío. Actualmente soy un Test Manager más para el lado de lo técnico, con unos 6 equipos entre kiwis y otros en países asiáticos. Si tuviese que atender a las ceremonias diarias de todos, ya se iría más de una hora por día. Las primeras semanas estaba presente para entender los flujos de trabajo e identificar posibilidades de mejora.


Cuando vi que no había mucho que hacer de mi lado, salvo que alguien me mandase algo previo, dije "muchachos, si nadie me dice nada asumo que todo va bien. Nos vemos en el corso". Así es que dejé de atender a todas las reuniones salvo que se me comunique previamente que necesitan algo de mi y, sobre todo, que haya una agenda y un resultado esperado de la reunión.


Si no se sabe con claridad qué se espera de la reunión, en mi opinión esa reunión muere potro sin galopar.


Así es que, queridos amigos, hace ya un año dejé de asistir al 90% de reuniones que me mandan. Las declino y les aclaro que lo hago porque no hay un objetivo claro de la reunión o no tiene sentido que yo esté ahí. Me pueden comunicar después las minutas.


No se sientan mal de hacer lo mismo, es preferible que aprovechen su tiempo de una forma eficiente a estar todo el día de meeting, no hacer nada por estarlo y después estar con dolores de cabeza para llegar a cumplir con las tareas.



Un ejercicio para ustedes.

Prueben declinar reuniones a las que vean que ustedes no aportan ningún valor agregado. Siempre háganlo de forma respetuosa y pidiendo que se comunique lo que se decidió una vez finalizada. De esta forma no perdieron tiempo, avanzaron con sus tareas y además están al corriente de lo que se habló. Si se sienten demasiado snobs de pedir que les manden eso, escriban a alguno de los que participaron con quien tengan confianza y díganle: "Che, qué onda la reunión? Algo que debiera saber yo?"


A qué reuniones SI debemos ir?

De algunas reuniones, obviamente, no vamos a poder escapar. Las reuniones de las que se espera que vos decidas algo y lo comuniques, que expliques algo, que des algún contexto para destrabar a otros...


Obviamente esto muchas veces se puede solucionar con un simple email. Pero a veces van a tener que estar para que las preguntas que puedan surgir durante la reunión sean respondidas.


Conclusión

Si, lo se... soy un viejo gruñón anti reuniones. En un trabajo anterior siempre bromeaba y les decía "si ven que no llego arranquen sin mí eh!" cuando se trataba de reuniones corporativas en las que nos decían qué tan bien iba la empresa, cuántos autos se había comprado el CEO y se turnaban para lamer botas otros tantos.


Con este post quiero decirles que, quizás, deberían considerar la manera en que están gestionando su tiempo y que, a veces, es sumamente profesional y bien visto declinar reuniones con un fundamento sólido.


Ahora si, tengo reuniones que declinar...nos vemos!

24 visualizaciones0 comentarios

Entradas Recientes

Ver todo